จากบทความก่อนหน้าท่านผู้อ่านคงได้รู้ถึงปัญหา และแนวทางการแก้ไข เพื่อสร้างระบบการจัดการบริหารเวลาที่ประสบความสำเร็จ ในเรื่องเกี่ยวกับปัญหาในการดำเนินงานไปแล้ว ท่านคงได้แนวความคิดและวิธีการแก้ไขปัญหากันไปบ้างแล้วนั้น ในบทความนี้เราจะนำเสนอปัญหาที่สองคือเรื่องค่าใช้จ่าย และตัวอย่างแนวทางการแก้ไขปัญหามานำเสนอกัน

ปัญหาที่ 2 การจัดการบริหารเวลานั้นมีค่าใช้จ่ายที่สูง

กรณีที่1 : ผลสำเร็จจากการปรับปรุงอัตราค่าใช้จ่ายลดลงต่อคนจาก 35% เป็น 30% หรือน้อยกว่า

ประเด็น

ในช่วงการปิดปัญชีรายเดือน ซึ่งบัตรเวลาจะถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่จากแต่ละร้านค้าหลังจากที่ได้รับการประเมิณ และสำนักงานใหญ่ได้รับการเก็บรวบรวมเงินเดือน ดังนั้นการนับบัตรเวลาจึงใช้เวลามาก

หลังจากการวันที่ปิด พนักงานจำนวน 3 คนจะรวมบัตรเวลาไว้ประมาณ 5 วัน แต่เราไม่สามารถนับได้ทันเมื่อจำนวนร้านค้าได้เพิ่มขึ้น ดังนั้นเราต้องเปลี่ยนวันจ่ายเงินเดือนจากวันที่ 10 ถึงวันที่ 15

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําระบบการจัดการเวลา ซึ่งระบบนี้จะคํานวณโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องรอที่ไม่ต้องรอบัตรเวลาจากแต่ละสโตร์

เนื่องจากข้อมูลทำงานสามารถจัดการเว็บไซต์ทั้งหมด และพนักงานทั้งหมดผ่านระบบคลาวด์ ฉะนั้นจึงเป็นการจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

มีการคํานวณค่าใช้จ่ายบุคลากรทั้ง 3 รายการในแต่ละสโตร์ตั้งแต่ช่วงต้นเดือนและปลายเดือน แต่ค่าใช้จ่ายบุคลากรสามารถเข้าใจและจับข้อมูลได้โดยอัตโนมัติและทันที ดังนั้นการควบคุมค่าใช้จ่ายบุคลากรนั้นง่าย ส่งผลให้อัตราส่วนค่าใช้จ่ายบุคลากรลดลงจาก 35% เป็น 30% หรือน้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับเมื่อก่อน

กรณีที่ 2:ลดค่าใช้จ่ายได้มากว่า 500,000 เยนต่อปี

ประเด็น

ผมได้ใช้การคํานวณบัตรเวลาด้วยระบบแมนนวลมาหลายปี แต่ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาสูงขึ้นเนื่องจากการเช่าและการอัพเกรด เป็นต้น

วิธีการแก้ปัญหา

การแนะนําระบบการจัดการเวลาและพนักงานยังสามารถตรอกบัตรเวลาจากข้างนอกได้เช่นกัน

นอกจากนี้ สลับกับการดำเนินงานนแบบตรอกกับเครื่องแท็บเล็ตและการ์ด IC ซึ่งจะช่วยการป้องกันการลืมข้อมูล

ผลลัพธ์

การดําเนินงานสามารถเริ่มต้นได้ด้วยระยะเลาที่สั้น ดังนั้นการประสผลสำเร็จนี้ลดลงกว่า 500,000 เยนต่อปี

สรุป ด้วยการแนะนําระบบนี้ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจต้นทุนแรงงานว่าเท่าไร ดังนั้นเนื่องจากสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายบุคลกรได้ ค่าใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองลดลง

ผ่านมาสองตัวอย่างของปัญหา และตัวอย่างวิธีการแก้ไขปัญหาแล้ว ท่านผู้อ่านคงจะได้ไอเดียไปปรับใช้ แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารจัดการระบบบริหารเวลา ขององค์กรท่านได้บ้างแล้ว ในบทความหน้าเราจะมาดูกันในเรื่อง การจัดการที่ซับซ้อน หรือสถานการณ์ที่เราไม่เข้าใจในการจัดการเวลากัน…

สนใจ JARVIZ ( ระบบลงเวลางาน )Click https://www.fusionsol.com/products/j/

ที่มา https://th.hrnote.asia/personnel-management/

รูปภาพ http://www.pexels.com/th