การทำ AAR เป็นรูปแบบของกลุ่มทำงานที่สะท้อน ความมีส่วนร่วมในการทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น อะไรคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริง สาเหตุของการเกิดและสิ่งที่ได้เรียนรู้คืออะไร

ดังนั้นการทำ AAR มักจะเริ่มต้นด้วย 4 คำถาม คือ

• สิ่งที่คาดว่าจะได้จากการทำงาน คืออะไร
• สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคืออะไร
• สิ่งที่แตกต่างและทำไมจึงแตกต่าง
• สิ่งที่ต้องแก้ไข คืออะไร และจะปรับปรุงได้อย่างไร

คุณลักษณะที่สำคัญของ AAR

• เปิดใจและซื่อสัตย์ในการพูดคุย
• ทุกคนในทีมมีส่วนร่วม
• เน้นผลลัพธ์ของกิจกรรมของงาน
• การอธิบายวิธีเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องถึงสิ่งที่ต้องทำ
• การพัฒนาของการแสดงออกทางความคิดเห็นเพื่อให้ผ่านพ้นอุปสรรค

วิธีดำเนินกระบวนการ After Action Review (AAR)

ภาพรวมของกระบวนการ After Action Review (AAR) จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ๆ นั่นคือ

1. การแนะนำและการเริ่มต้นกระบวนการ
2. การสะท้อนการเรียนรู้
3. การจบกระบวนการ

โดยคุณสามารถทำตามคำแนะนำต่างๆ ได้ดังนี้

1. การแนะนำและการเริ่มต้นกระบวนการ

ในขั้นตอนนี้คุณควรจะอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการ AAR โดยสามารถบอกได้ว่ากระบวนการนี้คือกระบวนการที่เกิดขึ้นเพื่อทำให้เกิดการเรียนรู้ภายในองค์กร ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาองค์กร พัฒนาการทำงานเป็นทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้งานมีคุณภาพดีขึ้นในอนาคต ซึ่งนอกจากนี้ยังมีรายละเอียดต่างๆ ที่คุณอาจบอกก็ได้ว่า

• กระบวนการนี้ไม่ได้นำไปสู่การประเมินผลใดๆ ดังนั้นไม่ต้องกังวลเรื่องความสำเร็จหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้
• เป้าหมายของกระบวนการคือการสร้างการเรียนรู้ให้กับแต่ละคน และการพัฒนาในการทำงานร่วมกัน
• กระบวนการนี้ไม่ใช่การโต้เถียงกัน(debate) เพื่อที่เอาชนะหรือทำให้ใครรู้สึกด้อยคุณค่า
• การมีจุดอ่อนที่ต้องปรับปรุงและจุดแข็งที่จะต้องรักษาไว้เป็นเรื่องธรรมดาของการทำงาน
• ทุกคนสามารถแบ่งปันได้อย่างตรงไปตรงมาว่าเกิดอะไรขึ้น โดยไม่กล่าวโทษกัน
• ในขณะที่ฟังเพื่อนแบ่งปัน เป็นโอาสกาสดีที่เราจะได้ฝึกฝนการฟังอย่างลึกซึ้ง
• ไม่จำเป็นต้องบอกข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด หรือคำตอบให้กับทุกเรื่อง เราสามารถเลือกบางสิ่งที่สำคัญมาเล่าได้
• กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่ดีในการฝึกฝนการสะท้อนตัวเอง (self-reflection) เพื่อนำไปสู่การเติบโตของตัวเอง

คุณอาจค่อยๆ เล่าเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ หากมีโอกาสทำกระบวนการ AAR หลายครั้ง คุณอาจเพิ่มความรู้ต่างๆ ทีละเล็กละน้อยให้ แทนที่จะเล่าให้หมดภายในครั้งเดียว เพราะการฝึกปฏิบัติ AAR ทีละหัวข้อจะช่วยทำให้แต่ละคนค่อยๆ เข้าใจมากขึ้น

นอกจากนี้คุณอาจตั้งกติกาบางอย่างสำหรับการ AAR ด้วย

กฏ กติกา หรือข้อตกลงร่วมกันระหว่าง After Action Review (AAR)

• ทุกคนมีคุณค่าเท่ากัน
• จะไม่มีการกล่าวโทษ ตำหนิกันและกัน
• ไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิด
• ไม่ตัดสินกัน โดยใช้การฟังอย่างลึกซึ้ง เมื่อฟังเพื่อนพูด
• ปิดกว้างสำหรับความคิดใหม่ๆ
• สามารถสอบถามกันและกันได้ แต่ห้ามคาดคั้น บังคับใครให้ตอบคำถาม
• ให้ความสำคัญกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานร่วมกัน

2. การสะท้อนการเรียนรู้

หลังจากที่คุณได้แนะนำกระบวนการทั้งหมดไปแล้ว คุณสามารถดำเนินกระบวนการสะท้อนการเรียนรู้ได้ โดยอาจเลือกคำถามเหล่านี้ที่คุณต้องจากสิ่งเหล่านี้

• ในตอนแรกคุณคาดหวังว่าอะไรจะเกิดขึ้น?
• สิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆ คืออะไร?
• มีอะไรที่เป็นไปด้วยดี อะไรที่ดีเกินความคาดหมาย แล้วมันเกิดขึ้นได้อย่างไร?
• มีอะไรที่สามารถปรับปรุง หรือพัฒนาเพิ่มเติมได้?
• อะไรคือสิ่งที่เราทำแล้วมีความสุขที่สุดในงานนี้?

สำหรับคนที่เป็นกระบวนกรหรือ facilitator คุณอาจทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้เพิ่มเติมได้

• ถามว่า “ทำไม” เพื่อที่จะช่วยคนพูดสืบค้นหาราก ที่มาที่ไปของปรากฏการจากเทคนิค 5 whys โดยเฉพาะในกรณีที่คนพูดไม่ได้มีทักษะการสะท้อนตัวเองมากนัก คุณควรจะถามเพื่อที่จะช่วยเหลือให้เขาสามารถเข้าใจและสะท้อนตัวเองได้ดีขึ้น
• บางครั้งอาจมีบางคนแชร์ประสบการณ์ที่ดี แต่ในเหตุการณ์เดียวกันอาจเป็นสิ่งที่แย่สำหรับบางคน facilitator ควรฟังเสียงจากความรู้สึกทั้งสองด้านนี้
• หากคนที่เข้าร่วมมีจำนวนเยอะมาก คุณอาจขอตัวแทนจากกลุ่มบางกลุ่ม
• ควรให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริง แม้ว่าความรู้สึกที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งจำเป็น แต่คำแนะนำต่างๆ สำหรับการพัฒนามักจะเกิดขึ้นตามความเป็นจริง
• คุณอาจให้เวลาผู้เข้าร่วมสัก 2-3 นาที เพื่อที่จะนึกถึงสิ่งต่างๆ ก่อนที่จะให้แต่ละคนได้พูด

3. การจบกระบวนการ

ในขั้นสุดท้าย คือการจบกระบวนการ ในขั้นตอนนี้คุณอาจ

• สรุปสิ่งที่เป็นจุดแข็งของการทำงานครั้งนี้
• สรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้และต้องพัฒนาจากการทำงานครั้งนี้

นอกจากนี้คุณอาจใช้เวลานี้เป็นเวลาที่ดีในการบอกเล่าสิ่งที่ประทับใจ ขอบคุณ หรือขอโทษกันและกัน หากมีความขัดแย้งเกิดขึ้น

จำนวนคนและระยะเวลาที่เหมาะสมในการเข้าร่วมกระบวนการ AAR

ในการเริ่มต้น จำนวนที่เหมาะสำหรับการดำเนินกระบวนการ AAR คือมีจำนวนผู้เข้าร่วม 8-15 คน ในเวลา 20-40 นาที จำนวนนี้เป็นจำนวนที่พอเหมาะที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะมีโอกาสพูดได้ แต่กระบวนการ AAR ทั้งสามขั้นตอนนี้สามารถเกิดขึ้นกับคนได้ตั้งแต่ 3 คนจนถึง 200 คนซึ่งรูปแบบอาจเปลี่ยนไปขึ้นอยู่กับเวลาด้วย

หากมีความเชี่ยวชาญแล้วในกระบวนการคุณอาจเพิ่มจำนวนได้ โดยกระบวนการอาจใช้เวลาเพิ่มขึ้น ซึ่งจำนวนที่พอเหมาะอาจอยู่ในระดับ 12-25 คน ภายในเวลา 40-60 นาที

สำหรับผู้เข้าร่วมปริมาณมาก 50-100 คน คุณอาจต้องใช้เวลาถึง 3-4 ชั่วโมงในการดำเนินกระบวนการ AAR และอาจต้องใช้เทคนิคอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อดูความคิดเห็นของทุกคน นอกจากนี้หากจำนวนผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นอาจมีบางคนที่ไม่มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็น และจำนวนกระบวนกร (facilitator) ที่ดูแลกิจกรรมก็ต้องมีจำนวนเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน…

กระบวนการ After Action Review (AAR) เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งนอกจากจะใช้กระบวนการนี้หลังจากจบงานแบบโปรเจคแล้ว ยังสามารถเกิดขึ้นในกระบวนการเรียนรู้แบบ transformative learning ในบริบทต่างๆ ได้ คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อพัฒนาและทบทวนการเรียนรู้หลังจากจบงานแบบโปรเจค การทำงานร่วมกันเป็นทีม หรือถอดบทเรียนประจำปีได้อีกด้วย …

ที่มา https://www.urbinner.com/post/after-action-review-aar

https://www.nstda.or.th/home/knowledge_post/after-action-review/

รูปภาพ https://www.pexels.com/