ทำไม ‘เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล’ ถึงสำคัญกับ ‘องค์กร’
สำหรับใครหลายๆคนคิดว่า เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล (HR) นั้นเป็นเสมือนงานเบื้องหลังหรืองานจัดการเอกสารที่ไม่มีความสำคัญอะไรนัก แต่อันที่จริงแล้วงานของฝ่ายนี้มีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากทีเดียว เพราะทุกองค์กรนั้นล้วนแล้วแต่ขับเคลื่อนด้วยพนักงาน แล้วผู้ที่จะทำหน้าที่คัดสรรตลอดจนดูแลพนักงานขององค์กรนั้นก็คือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือที่เรียกกันง่ายๆ ติดปากว่าฝ่ายบุคคลนั่นเอง
เรามาเริ่มทำความรู้จัก เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล .. และ หาคำตอบว่า ทำไมถึงสำคัญกับองค์กร…
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล หรือ HR
เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล หรือ HR (ย่อมาจาก Human resources official) คือ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยผู้บริหารของหน่วยงานวางระเบียบปฏิบัติของพนักงาน การบริหารงานบุคคล หรือระบบความดีความชอบ เตรียมการจัดจ้างคนงาน การจัดสวัสดิการ แรงงานสัมพันธ์ การฝึกอบรม และการปฏิบัติงานอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล
การคัดเลือกบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ
สิ่งแรกที่องค์กรควรคำนึงถึงเมื่อต้องการคนเข้ามาร่วมทำงานกับองค์กรก็คือ “บริษัทต้องการคนแบบไหน” ฝ่ายบุคคลจะทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ มาวิเคราะห์ ตลอดจนกำหนดคุณสมบัติ ไปจนถึงประเมินจำนวนคนที่ต้องการ
กระบวนการสรรหาพนักงานจะสิ้นสุดเมื่อบริษัทตกลงเซ็นสัญญาจ้างงานตลอดจนบรรจุให้เป็นพนักงานประจำ สำหรับปัจจุบันมีวิธีการสรรหาบุคลากรมากมายหลากหลายรูปแบบ การประกาศก็พัฒนาตามยุคสมัย
คุณลักษณะเด่นของผู้ที่จะทำงานฝ่ายบุคคล
- พูดจาสุภาพ รู้จักกาลเทศะ และมีทักษะในการเจรจา
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นฝ่ายที่ต้องคอยดูแลตลอดจนบริหารจัดการเรื่องที่เกี่ยวกับพนักงานของทั้งองค์กร นอกจากคุณสมบัติการประสานงานที่ดีแล้ว คุณสมบัติการสื่อสารที่ดีก็เป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ยังมีการติดต่อสื่อสารกับภายนอกอย่างสม่ำเสมอด้วย
- มีความรู้เกี่ยวกับองค์กรเป็นอย่างดี
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรเป็นฝ่ายที่ต้องมีความรู้เรื่ององค์กรมากที่สุดและดีที่สุด นอกจากจะเป็นฝ่ายที่ต้องเป็นฐานข้อมูลให้กับบริษัทแล้ว ฝ่ายบุคคลเองต้องพร้อมที่จะตอบคำถามต่างๆ ให้กับพนักงานอีกด้วย
- มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะหนึ่งในหน้าที่สำคัญก็คือการประสานงานพนักงานทุกส่วนของบริษัท หรือกรณีที่มีปัญหา ตลอดจนคุณลักษณะของคนที่เหมาะสมกับการทำงานในแผนกนั้นๆ ปรับลักษณะให้เหมาะเพื่อให้ทุกคนกล้าที่จะสื่อสารด้วย นอกจากนี้บุคคลที่มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีจะเข้าใจการวิเคราะห์คน สื่อสารได้เข้าใจ และสามารถทำให้อีกฝ่ายเปิดใจให้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนได้
หน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
แบ่งหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ออกเป็นส่วนต่างๆ เราสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 ส่วน ได้แก่ การวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล, การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคล, การศึกษาเพิ่มเติมและการฝึกอบรม, การประเมินผล, แรงงานสัมพันธ์ และ การบริหารจัดการศักยภาพของบุคคล
- การวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล
หน้าที่นี้เกี่ยวข้องกับการวางแผน/การร่างมาตราเกี่ยวกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร - การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคล
การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคลเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) การสรรหาบุคลากรเพื่อเข้ามาทำงานกับบริษัทนั้นมีความจำเป็นจะต้องใส่ใจเป็นอย่างมาก และควรสรรหาบุคลากรที่สามารถทำประโยชน์ให้กับองค์กรได้ - การศึกษาเพิ่มเติมและการฝึกอบรม
องค์ความรู้ด้านทรัพยากรมนุษย์นั้นเปลี่ยนแปลงเสมอ ฝ่ายบุคคลจำเป็นจะต้องศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมตลอดเวลาทั้งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบุคคลเองและส่วนที่มีประโยชน์ต่อการพัฒนาความสามารถตอลดจนศักยภาพของพนักงานในองค์กร รวมถึงการจัดฝึกอบรมให้กับฝ่ายต่างๆ ในบริษัทเพื่อให้ทุกคนมีศักยภาพที่ดีขึ้นด้วย - การประเมินผล
การประเมินผลเป็นกระบวนการสำคัญในการติดตามผลการทำงานของฝ่ายต่างๆ ตลอดจนเป็นตัวเช็คศักยภาพของบุคลากรที่สำคัญ รวมถึงการได้รู้ข้อบกพร่องเพื่อที่จะหาทางปรับปรุงได้อีกด้วย - แรงงานสัมพันธ์
การจัดการเรื่องแรงงานสัมพันธ์ถือเป็นหน้าที่หลักอีกหน้าที่หนึ่งของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) แรงงานสัมพันธ์นี้จะเน้นไปยังการดูแลสารทุกข์สุขดิบตลอดจนสิ่งต่างๆ ที่ทำให้พนักงานมีความสุขกายสบายใจได้มากที่สุด - การบริหารจัดการศักยภาพของบุคลากร
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ดีจะต้องสามารถเข้าใจบุคลากรในบริษัทให้ได้ สามารถเล็งเห็นพรสวรรค์ตลอดจนศักยภาพของพนักงานแต่ละคน เพื่อที่จะบริหารศักยภาพของบุคคลให้ดีที่สุด
ทำไมฝ่ายบุคคลจึงมีความสำคัญกับบริษัท
- การรวบรวมข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลและการจัดตำแหน่งงานให้ถูกต้อง
การรวบรวมข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลและความสามารถในการวิเคราะห์ความแตกต่างของพนักงานแต่ละคนได้นั้น ทำให้เราสามารถช่วยปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงบุคลากรได้อย่างรวดเร็ว
- การไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลนั้นจะทำให้องค์กรไม่มีประสิทธิภาพ
การมีแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีความเป็นมืออาชีพ บริหารจัดการบุคลากรได้ดี จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถของแต่ละบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้องค์กรเติบโตได้
- การสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน
ทุกธุรกิจย่อมมีความกดดันในการทำงานแทบทั้งสิ้น แต่อาจเป็นความกดดันที่แตกต่างกัน และอาจทำให้พนักงานเกิดการสูญเสียกำลังใจหรือท้อต่อการทำงานได้ ฝ่ายบุคคลอาจมีหน้าที่สร้างแรงจูงใจ หรือเสริมกำลังใจในด้านอื่นๆ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานต่อไปได้
ขอบคุณข้อมูลจาก :
