Mentor เครื่องมือบริหารจัดการความรู้ ระบบ “พี่เลี้ยง” (EP1)
คนไทยทั่วไปเพิ่งจะรู้จักคำว่า Mentor เมื่อไม่นานมานี้ แต่สำหรับแวดวงบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) นั้นอาจจะคุ้นเคยกับคำนี้เป็นอย่างดี สำหรับคำว่า Mentor นั้นแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “พี่เลี้ยง” ซึ่งคำนี้คนไทยจะคุ้นเคยเป็นอย่างดีทีเดียว
ระบบพี่เลี้ยงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือของการจัดการความรู้ในแง่ของการถ่ายทอดความรู้ระหว่างผู้ที่ประสบการณ์มากกว่าและเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์น้อยกว่า เพื่อให้แน่ใจได้ว่า ความรู้ยังคงอยู่ในองค์กรตลอดเวลา และเป็นการดักจับความรู้ก่อนที่จะสูญหายหรือออกไปเป็นผู้แข่งขัน
ระบบพี่เลี้ยงคืออะไร?
ระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) ก็คือ ระบบดูแล สอนงาน และเป็นที่ปรึกษาให้กับบุคลากรที่อ่อนประสบการณ์กว่า โดยผู้ที่ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงควรจะต้องมีความอาวุโสในงานตลอดจนประสบการณ์การทำงานนั้นๆ ที่สูงกว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแล นอกจากนี้บางครั้งพี่เลี้ยงอาจจะเป็นผู้ให้คำแนะนำตลอดจนเป็นที่ปรึกษาในเรื่องอื่นๆ ไปพร้อมกันด้วย อย่างเช่น การปรับตัวในการทำงานที่องค์กร, การใช้ชีวิตในองค์กร, ตลอดจนการใช้ชีวิตในสังคม เป็นต้น
- พี่เลี้ยง (Mentor) หมายถึง ผู้ที่รับหน้าที่ดูแลบุคคล/กลุ่มบุคคลที่ได้รับมอบหมาย คอยสอนงานตลอดจนเป็นที่ปรึกษาตามทักษะ ความเชี่ยวชาญ หรือประสบการณ์ที่ตนถนัดและทำอยู่ก่อนหน้าแล้ว โดยมากมักเป็นรุ่นพี่ในองค์กรหรือผู้ที่อาวุโสกว่าซึ่งทำงานมาก่อนหน้าและมีความเข้าใจการทำงานเป็นอย่างดี
- ผู้รับการดูแล / น้องเลี้ยง (Mentee) หมายถึง ผู้ที่ต้องอยู่ในการดูแลของพี่เลี้ยง เรียนรู้การทำงาน ฝึกฝนทักษะ ตลอดจนสั่งสมประสบการณ์การทำงานเพื่อให้เกิดความชำนาญยิ่งขึ้น โดยมากมักเป็นผู้ที่เข้ามาทำงานใหม่ มีอาวุโสในการทำงานน้อยกว่าผู้ที่ทำงานในองค์กรมาก่อน ส่วนใหญ่มักเป็นรุ่นน้องที่อายุอ่อนกว่า น้องเลี้ยงในบางครั้งก็เป็นผู้ที่อยู่ในองค์กรมาแล้วแต่กำลังจะขึ้นตำแหน่งใหม่หรือย้ายแผนก/สายงาน ซึ่งผู้ที่อยู่ในตำแหน่งเหนือกว่า หรือผู้ที่รู้และเข้าใจการทำงานมากกว่า จะเป็นผู้ที่คอยดูแลนั่นเอง อาจไม่ได้ขึ้นอยู่กับอายุจริงแต่ขึ้นอยู่กับอายุและประสบการณ์การทำงานเป็นหลัก
ระบบพี่เลี้ยงได้รับการพิสูจน์ว่าเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพสูงและนิยมใช้กันมากในหลายๆ ปีที่ผ่านมา เป็นช่องทางที่ดีสำหรับการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรในองค์กร เนื่องจากระบบพี่เลี้ยงเป็นรูปแบบหนึ่งของการแลกเปลี่ยนความรู้ ที่มีจุดประสงค์พื้นฐานในการสร้างปฏิสัมพันธ์อย่างไม่เป็นทางการระหว่างพี่เลี้ยง (Mentor) กับพนักงานที่ถูกสอนงาน
การทำหน้าที่ให้กับพนักงานที่ถูกสอนงานจะเป็นการสร้างกลุ่มคนที่มีความสามารถ มีศักยภาพได้เร็วกว่าพนักงานปกติ เป็นการจูงใจพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีและมีศักยภาพในการทำงานสูงให้คงอยู่กับหน่วยงาน เป็นการกระตุ้นให้พนักงานสร้างผลงานมากขึ้น พร้อมที่จะทำงานหนักและท้าทายมากขึ้น เป็นการสร้างบรรยากาศของการนำเสนอผลงานใหม่ๆ หรือความคิดนอกกรอบมากขึ้น ซึ่งการทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงให้กับพนักงานที่ถูกสอนงานหรือลูกน้อง ขึ้นอยู่กับผลการปฏิบัติงานของลูกน้อง ถ้าลูกน้องมีผลการปฏิบัติงานที่สูงกว่ามาตรฐาน หัวหน้าจะรับบทบาทการเป็นพี่เลี้ยง (Mentoring) หากลูกน้องมีผลการปฏิบัติงานตรงตามมาตรฐาน หัวหน้างาน จะรับบทบาทเป็นผู้สอนงาน (Coaching) และหากลูกน้องมีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐาน หัวหน้างานจะรับบทบาทเป็นผู้ให้คำปรึกษา (Counsleing)
ปัจจัยที่ทำให้ระบบพี่เลี้ยงประสบผลสำเร็จ
- การยอมรับในองค์กร ต้องมีการทำความเข้าใจกันอย่างชัดเจนว่า โครงการพี่เลี้ยงเป็นสิ่งที่ต้องการในองค์กร ผลประโยชน์ของโครงการพี่เลี้ยงควรจะได้รับการเสนอเป็นจุดเด่น ส่วนหนึ่งอาจจะเป็นการมีส่วนร่วมของผู้บริหารระดับอาวุโส เพราะไม่เพียงแต่เรื่องเงินทุนสนับสนุน แต่ยังสามารถที่จะแสดงให้องค์กรเห็นว่า จะทำให้เกิดผลประโยชน์ ในการพัฒนาทางอาชีพของคนในองค์กรอีกด้วย
- คุณลักษณะของพี่เลี้ยงที่เหมาะสม การตัดสินว่าใครจะมีความเหมาะสมในการทำหน้าที่พี่เลี้ยง ผู้บริหารควรจะให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่ในการมีส่วนร่วมในกำหนดคุณลักษณะความเป็นพี่เลี้ยงและประเมินความสำเร็จของบทบาทและหน้าที่ของพี่เลี้ยง
- การจับคู่ได้อย่างเหมาะสม การจับคู่ระหว่างพี่เลี้ยงและพนักงานใหม่/พนักงานที่ได้รับการสอนงานนี้มีความสำคัญ บางครั้งพี่เลี้ยงที่สามารถให้คำปรึกษาได้ควรมีประสบการณ์ในเรื่องที่อยู่ในความสนใจของพนักงานใหม่/พนักงานที่ได้รับการสอนงาน สิ่งหนึ่งที่ต้องตระหนักถึงก็คือความขัดแย้งเป็นการส่วนตัว
- การฝึกอบรมกลุ่มพี่เลี้ยง การฝึกอบรมพี่เลี้ยงสามารถเพิ่มโอกาสของความสำเร็จได้ถึง 40% แต่อย่างไรก็ตามทุกบทบาทควรได้รับการฝึกเพื่อให้เข้าใจถึงความเคลื่อนไหว ของระบบพี่เลี้ยงและบทบาท ความรับผิดชอบของทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง
- การสื่อสาร การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญของระบบพี่เลี้ยง การขาดการสื่อสาร การขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ และการขาดการตอบสนองเกี่ยวกับกลยุทธ์ของความเป็นพี่เลี้ยงเป็นสาเหตุสำคัญของความล้มเหลวในระบบพี่เลี้ยง
- การยอมรับในความหลากหลาย เป็นลักษณะสำคัญของความสำเร็จของระบบพี่เลี้ยง หมายความว่า พี่เลี้ยงต้องทราบว่าวิธีใด/เรื่องใดที่จะส่งผลกระทบถึงภูมิหลังของความสัมพันธ์ระหว่างพี่เลี้ยงและพนักงานใหม่/พนักงานที่ได้รับการสอนงาน นอกจากนี้ พี่เลี้ยงต้องเข้าใจในภูมิหลังของพนักงานใหม่/พนักงานที่ได้รับการสอนงาน
- การติดตามและการประเมินผล เช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ ที่ต้องมีการติดตามและประเมินผลเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์
ปัจจัยที่ทำให้ระบบพี่เลี้ยงล้มเหลว
- ขาดความผูกพันและขาดการให้คำปรึกษา เมื่อพนักงานใหม่/พนักงานที่ได้รับการสอนงาน ไม่มีความกระตือรือร้นในการมีส่วนร่วมกับการวางแผนและการปฏิบัติหรือการนำไปประยุกต์ใช้ระบบพี่เลี้ยง ระบบพี่เลี้ยงจะล้มเหลว โดยเฉพาะเมื่อจะมีการจัดการเพียงฝ่ายเดียว
- ขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารเป็นทักษะที่มีความสำคัญมากที่สุดในการทำให้ระบบพี่เลี้ยงดำเนินไปด้วยดี กลยุทธ์ในการทำให้ระบบพี่เลี้ยงเป็นไปด้วยดีจะต้องมีการติดต่อสื่อสารทั่วทั้งองค์กร การขาดการติดต่อสื่อสาร การขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ การตอบสนองต่อกลยุทธ์ของระบบพี่เลี้ยง เป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ระบบพี่เลี้ยงล้มเหลว
- ขาดการฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ การขาดการฝึกอบรม การฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ และการขาดการสนับสนุนอื่นๆ ที่จะทำให้ระบบพี่เลี้ยงดำเนินไปได้
- มีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ระบบพี่เลี้ยงต้องการการเปลี่ยนแปลงในการบริหาร ผู้บริหารจำนวนมาก มักจะยังคงต่อต้านโปรแกรมของระบบพี่เลี้ยง ผู้บริหารเหล่านี้รู้สึกว่าถูกยกเลิกอำนาจถ้ามีการใช้ระบบพี่เลี้ยง
- คัดเลือกพี่เลี้ยงที่ไม่เหมาะสม หลายบริษัทเลือกพี่เลี้ยงผิด โดยคิดว่าพนักงานที่มีประสบการณ์มากจะเป็นพี่เลี้ยงที่ดีที่สุด พี่เลี้ยงควรเป็นผู้ที่คนที่มีทักษะ มีวิสัยทัศน์ที่ดีในองค์กร ในทุกฝ่ายงาน และในทุกฟังก์ชั่นการทำงาน
- แยกโครงการพี่เลี้ยงออกมาจากการพัฒนาบุคลากร ไม่เป็นการดีที่จะบูรณาการเข้ากับการพัฒนาบุคลากรของฝ่ายบุคคล โครงการของระบบพี่เลี้ยงควรถูกจับแยกออกมา เพื่อจะได้สร้างหรือริเริ่มโดยผู้บริหารผู้มองเห็นผลประโยชน์ของระบบพี่เลี้ยง
ในหลายๆองค์กร ระบบพี่เลี้ยงมักจะล้มเหลว เพราะองค์กรขาดการส่งเสริม นั้นจึงเป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะให้มีจัดกระบวนการของการรับสมัครพี่เลี้ยงที่มีศักยภาพ และควรคำนึงถึงคุณสมบัติของผู้ที่จะมาทำหน้าที่พี่เลี้ยงเป็นสำคัญ องค์กรและHR จะต้องตรวจสอบคุณสมบัติพี่เลี้ยงอย่างไร ในบทความหน้าเราจะนำมาฝากกัน…
ที่มา https://www.nstda.or.th/home/knowledge_post/km-mentoring/
