Miscommunication là tình trạng giao tiếp thiếu hiệu quả giữa các thành viên. Nó có thể diễn ra khi một nhân viên truyền tải thiếu chính xác một thông điệp hay ý tưởng nào đó. Tuy nhiên, nó cũng có thể xảy ra khi người nhận hiểu sai nội dung của thông điệp. 

Miscommunication có thể xảy ra ở nhiều kênh khác nhau như giao tiếp bằng văn bản, lời nói, thậm chí giao tiếp không bằng lời nói. 

Giao tiếp thiếu hiệu quả có thể dẫn đến sự mâu thẫu và nhầm lẫn, làm cản trở tiến độ của độ công việc. 

Một số nguyên nhân dẫn đến thực trạng miscommunication có thể kể đến: 

• Mục tiêu thiếu rõ ràng 

• Khả năng đưa ra feedback hạn chế 

• Khả năng interpersonal và giao tiếp phi ngôn ngữ kém 

• Nhân viên tương tác, làm việc thiếu hiệu quả 

Hệ quả khi môi trường làm việc có miscommunication 

90% vấn đề trong hoạt động quản lý là hệ quả của miscommunication. Thực trạng này có thể dẫn đến hàng loạt hệ quả tiêu cực cho doanh nghiệp, có thể kể đến như: 

• Làm giảm năng suất và hiệu quả công việc: Giao tiếp thiếu hiệu quả giữa các thành viên trong cùng một nhóm có thể khiến kết quả đầu ra không đảm bảo gây lãng phí thời gian, công sức và chi phí. 

• Gây suy giảm danh tiếng: Kết quả sản phẩm/dự án không đảm bảo, thời gian bàn giao lâu, v.v, có thể làm giảm danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng, đối tác. 

• Tác động tiêu cực đến môi trường làm việc: Miscommunication có thể dẫn đến sự hiểu lầm và mâu thuẫn giữa các thành viên, nếu điều này không được giải quyết kịp thời, điều này có thể tác động tiêu cực đến môi trường làm việc, giảm mức độ gắn kết giữa các nhân viên. 

Ví dụ và cách xử lý “lệch sóng giao tiếp” nơi công sở 

Gặp khó khăn với nhiệm vụ được giao 

Bạn có từng rơi vào trường hợp được leader giao một nhiệm vụ nhưng không rõ về kết quả đầu ra cần đạt được, mặc dù vậy, bạn lại không muốn hỏi lại leader về mong muốn thực sự của họ? Sự thiếu rõ ràng này có thể gây ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng, và mối quan hệ giữa bạn và leader. 

Để giải quyết tình trạng này, bạn cần làm rõ kỳ vọng và mong muốn của leader về kết quả đầu ra, để hai bên có thể thống nhất mục tiêu chung. 

Không thật sự hiểu nội dung email 

Giao tiếp qua email là một nơi xảy ra tình trạng miscommunication khá nhiều, do người nhận không thực sự hiểu rõ nội dung truyền tải của người gửi. Đặc biệt nếu bạn làm việc với sếp nước ngoài hoặc trong môi trường cần giao tiếp đa ngôn ngữ. 

Để hạn chế tình trạng này, khi viết email hãy chú ý để ngôn từ của mình, đảm bảo sự rõ ràng trong tiêu đề, nội dung của thư. Khi bạn nhận được một email nào đó, nếu cảm thấy có điều gì đó chưa rõ ràng hãy liên hệ trực tiếp lại với người gửi để làm rõ vấn đề này. 

Sự mặc định 

Sự mặc định của bản thân lên người khác là một nguyên nhân dẫn đến miscommunication. Đôi khi bạn không hiểu đúng nghĩa đen trong câu nói của người khác, và sự “tưởng” sẽ làm công việc bị chệch hướng từ lúc nào không hay. 

Do đó, để hạn chế tình trạng này, khuyến khích các thành viên đối thoại một cách cởi mở nhằm đảm bảo mọi người thống nhất về những hiểu biết hay thông tin của mình. 

Khác biệt văn hóa 

Sự khác biệt về văn hóa giữa các thành viên có thể tạo ra một số thách thức nhất định trong giao tiếp. Do đó, chúng ta cần đón nhận sự đa dạng này bằng việc nâng cao nhận thức về văn hóa qua các hoạt động đào tạo hay trò chuyện cởi mở về sự khác biết và thiết lập các chuẩn mực giao tiếp phù hợp với các quan điểm văn hóa khác nhau. 

Lỗi kỹ thuật 

Những vấn đề kỹ thuật của công nghệ có thể làm gián đoạn hoạt động giao tiếp hoặc gây hiểu lầm về nội dung giao tiếp. Do đó, chúng ta cần có những kế hoạch dự phòng hiệu quả khi các vấn đề liên quan đến công nghệ xảy ra. 

Chẳng hạn, khi Slack bị lỗi, bạn nên giao tiếp với đồng nghiệp qua các nền tảng khác như Skype hoặc Zalo để không gián đoạn cuộc trao đổi. 

Nguồn: Glints