SOP (Standard operation Procedure)  คือชุดคำสั่ง และ แนวทางในการทำงาน หรือ จะเรียกอีกอย่างว่า กระบวนการ ในการทำงาน ขององค์กร ก็ได้ เช่นเดียว กัน SOP จะ ทำ หน้าที่ กำหนด มาตรฐาน ต่าง ๆ ในองค์กร ขึ้นมา ไม่ว่าจะเป็นงานกิจวัตร, การวัดผล ประสิทธิภาพ, การควบคุม คุณภาพ และ อื่น ๆ อีกมากมาย โดยจะทำให้ เป็นขั้น เป็นตอน มีระบบ และ ระเบียบ มากขึ้น อีกทั้งยังกำหนด ตำแหน่ง ในแต่ละ คนด้วยว่า ใครบ้าง ต้องทำอะไร หน้าที่นี้ ใครเป็นคนดูแล เป็นต้น

ระบบนี้ นับว่าเป็นสิ่งแรก ที่สำคัญ และ เกิดขึ้น เป็นอันดับต้น ๆ ในการทำงาน แบบองค์กร ขาดไม่ได้ และ ยังช่วยเสริมสร้าง ความมั่นคง ของระบบต่าง ๆ ในองค์กร ได้อีกด้วย

<img class="aligncenter" src="https://www.epiloguesystems.com/wp-content/uploads/2022/08/SOP-vs-Work-Instructions.webp" alt="SOP vs. Application Work Instructions: Which One Is Better? | Epilogue Acheter cialis en ligne france

Systems” width=”699″ height=”466″ />

SOP คืออะไร

SOP (Standard operation Procedure) คือ กระบวนการ ที่ทำจัดแจง ให้มาตรฐาน ขององค์กร เป็นไปตามความต้องการ ของผู้บริการ และ ยังเป็นระบบ ที่ช่วยทำให้ การทำงาน ของฝ่ายทรัพยากร นั้นง่ายมากขึ้น เป็นลำดับ ขั้นไป ทุกบริษัท จะขาดไม่ได้ เนื่องจากว่า เป็นสิ่งแรก ที่จะต้องมี และ ทำให้เป็นมาตรฐาน ตามขั้นตอน ในองค์กร เรื่อย ๆ ไป

อีกนัยน์หนึ่ง SOP สามารถ เป็นเอกสาร หรือ การแนะนำขั้นตอน การปฏิบัติงานต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน เพื่อให้การทำงาน ในองค์กรนั้น เป็นไปตามลำดับงาน กันได้อย่างถูกต้อง ไปในทิศทางเดียวกัน อีกทั้ง กระบวนการจัดการนี้ ยังระบุสายงาน หรือ หน้าที่ที่ควรปฏิบัติได้อย่างชัดเจน และยังปรับปรุงพัฒนาได้เรื่อย ตามความเหมาะสมของแต่ละแผนกในองค์กร

วัตถุประสงค์หลัก ๆ ของ SOP นั้น ก็คือการควบคุม การปฏิบัติงาน ภายในองค์กร ลดโอกาส ที่จะทำให้งานผิดพลาด และ ยังสามารถ นำไปเป็น แนวทาง ขององค์กร ได้อีกด้วย เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ในองค์กร หรือ ข้อควรปฏิบัติ ในการทำงานนั่นเอง

ความสำคัญและประโยชน์ของ SOP

ความสำคัญของ SOP (Standard operation Procedure) ก็คือ ระบบนี้ สามารถ จัดการงานต่าง ๆ และ กระบวนการ ในองค์กร ได้เป็นอย่างดี จึงทำให้ใครหลาย ๆ องค์กรนั้น ให้ความสำคัญ ในเรื่องนี้ มากเลยทีเดียว ดังนั้น เรามาดูประโยชน์ ของ SOP กันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

• ป้องกัน การผิดพลาด ในการสื่อสาร แต่ละองค์กรนั้น จะมีบุคลากรทำงาน เยอะมาก และส่งผลให้ การมอบหมายงานต่าง ๆ กำหนดออกมาอย่างเป็นลำดับ และตัว SOP ก็จะเป็นต้นแบบที่ทุกคนในองค์กรยึดตาม
• ควบคุม ประสิทธิภาพ ของการทำงาน ระบบ SOP จะคำนวณมาแล้วว่า ขั้นตอนการทำงาน แต่ละรูปแบบนั้นเป็นอย่างไร และทุกคนในองค์กระก็จะต้องทำตาม เพื่อให้ได้ผลงานคุณภาพ
• สร้างมาตรฐาน ในการทำงาน มาตรฐานถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ และ SOP จะทำหน้าที่ระบุการทำงาน หน้าที่ อย่างชัดเจน ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น

เพราะฉะนั้น เราจะปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการทำงานของ SOP มีผลมาก ๆ ต่อการเป็นมาตรฐานในองค์กร และยังช่วยทำให้มีระบบที่ดีขึ้นอีกด้วย

ส่วนประกอบหลักที่สำคัญของ SOP

SOP มีส่วนประกอบหลักอยู่ไม่กี่ข้อ เพราะเป็นกระบวนการจัดระบบมาตรฐาน แต่มีความสำคัญอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว สำหรับส่วนประกอบต่าง ๆ นั้นมีดังนี้

• กำหนดจุดประสงค์ ระบบ SOP จะมีการระบุจุดประสงค์ของงานอย่างชัดเจน ทั้งเป้าหมาย และปัญหาที่จะต้องแก้ไข
• ระบุขั้นตอน แน่นอนว่า SOP  จะทำการระบุจุดประสงค์อย่างชัดเจน ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ โดยจะมีการแบ่งตามขั้นตอน เป็นลำดับ เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย
• มีของเขตของหน้าที่การทำงาน ขอบเขต และหน้าที่ในการทำงานนั้นระบบ SOP ก็จะแบ่งกันอย่างชัดเจน ไม่ก้าวก่ายซึ่งกัน และกัน
• การรับผิดชอบ ในทุก ๆ งานจะต้องมีการรับผิดชอบ และ SOP จะทำหน้าที่กำหนดขึ้นมา เพื่อให้บุคลากรในองค์กรนั้น ทำงานกันได้อย่างราบรื่น และต้องมีทั้งผู้คุมงาน และผู้ที่ปฏิบัติงานจริง

ส่วนประกอบหลัก ๆ ของ SOP นั้น ก็จะส่งผลทำให้การทำงาน มีความเป็นระเบียบมากขึ้นไป และยังสร้างมาตรฐานในองค์กรได้แบบง่าย ๆ ดังนั้น การปฏิบัติหน้าที่ของทุกคน ก็จะง่ายขึ้น และจัดการได้อย่างราบรื่น

เครดิตรูปภาพจาก : https://www.canva.com/

สามารถทดสอบใช้งานระบบจัดการความรู้ฟรี โดยคลิกที่ สมัครใช้บริการ – Seed (seedkm.com)