การติดตามเวลาและการเข้างานเป็นแนวทางปฏิบัติที่จำเป็นสำหรับนายจ้างตราบใดที่คนงานได้รับเช็คเงินเดือน วิธีการที่องค์กรติดตามการเข้างานของพนักงานได้พัฒนาไปพร้อมกับเทคโนโลยีด้วยวิธีการต่างๆ ในการติดตามการเข้าออกการทำงานของพนักงาน แต่ถึงอย่างไรปัญหาในการดำเนินการก็ย่อมมีเสมอ เรานำบทความที่กล่าวถึงสามปัญหาที่พบเจอ คือ ความวุ่นวายในการดำเนินงาน ,ค่าใช้จ่าย , และการจัดการที่ซับซ้อน

ปัญหาส่วนที่1 การใช้เวลามากในการจัดการเวลาของพนักงาน

กรณีที่ 1: เป็นอิสระจากการจัดการและการนับด้วยกระดาษ รวมไปถึงการใช้ Microsoft Excel

ประเด็น

การใช้เวลาค่อนข้างมากในการป้อนข้อมูลและการรวบรวมข้อมูล รวมถึงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล เนื่องจากการจัดการเวลาของพนักงานถูกป้อนผ่านระบบ Microsft Excel แต่ละแผนก และนําส่งไปยังสำนักงานใหญ่ นอกจากต้องใช้เวลาในการสร้างข้อมูลของพนักงานที่เข้ากะอีกเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําการจัดการบริหารเวลา ซึ่งส่วนนี้เราสามารถเข้าใจค่าใช้จ่ายบุคลกรในแบบทันทีและตอบสนองต่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพ การสร้างระบบเพื่อให้สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของร้านค้าที่ห่างไกลและเวลาพนักงานออกจากที่ทำงาน

การสร้าง Shift สำหรับแต่ละสโตร์เพื่อการทำงานที่ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

สถานะการจัดการเวลาในแต่ละสโตร์สามารถจัดการได้โดยการรวมในระบบ นอกจากนี้ยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และภาระงานของพนักงานลดลงได้อีกด้วย

กรณีที่2 :การปรับปรุงเพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บและความพึงพอใจของพนักงาน

ประเด็น

แม้สถานการณ์ที่จำนวนร้านค้าประมาณ 250 และพนักงานประมาณ 5,000 ซึ่งการจัดการเวลาด้วยกระดาษ โทรศัพท์ และโทรสาร เมื่อถึงสิ้นเดือน ผู้จัดการร้านค้าก็จะคํานวณเวลาเข้างานที่บันทึกไว้ในบัตรเวลาโดยการใช้เครื่องคิดเลข ผลที่ออกมาคือการเขียนด้วยลายมือในตารางที่สรุปและรายงานไปที่สำนักงานใหญ่พร้อมกับบัตรเวลา

การจัดการด้วยระบบกับกระดาษนั้นเป็นงานที่หนัก

บัตรเวลาและตารางเวลาที่เพิ่มขึ้นประมาณ 5,000 แผ่นต่อเดือน ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากแม้การจัดหาสถานที่จัดเก็บ และค่อนข้างใช้เวลาในการค้นหาเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

แต่ละร้านค้าใช้การจัดการเวลาด้วย iPad

ข้อมูลทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้ทันทีที่สํานักงานใหญ่ ด้วยการจัดการเวลาซึ่งได้มีการสร้างการปฏิบัติงานใหม่ด้วยกฎระเบียบใหม่เพื่อลดภาระของพนักงานร้านค้าและเพิ่มความสะดวกสะบาย

ผลลัพธ์

ที่สำนักงานใหญ่ซึ่งไม่มีปัญหาต่อการจัดเก็บและการค้นหา และการจัดการเช่น การวิเคราะห์โดยใช้ข้อมูลจากการทำงาน

กรณีที่3 :ชั่วโมงทำงานล่วงเวลาทั้งหมดของผู้รับผิดชอบลดลง 15 ชั่วโมงภายในหนึ่งเดือน

ประเด็น

ผมต้องการขจัดข้อมูลที่ผิดพลาดในการป้อนข้อมูลการจัดการเวลาของพนักงานที่ไปสถานที่ทำงานและโรงงานโดยตรงเลย

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําระบบนี้ไปใช้

ระบบนี้ทำให้ง่ายต่อการรวบรวมการข้อมูลเวลาเข้างานของพนักงานและเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ส่วนการประสานงานที่ใช้ Microsoft Excel เป็นที่คุ้นเคยและสามารถโอนย้ายจากจากระบบการจัดการเวลาที่มีอยู่ได้แบบง่ายๆ

ผลลัพธ์

การปรับปรุงความผิดพลาดการป้อนข้อมูลของการบันทึกเวลา ซึ่งการดำเนินการทำได้โดยไม่ต้องแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ซึ่งค่าล่วงเวลาของผู้รับผิดชอบงานนี้ลดลงประมาณ 15 ชั่วโมงภายในหนึ่งเดือน

สรุป

การแนะนําระบบการจัดการเวลาของพนักงานซึ่งสามารถนําไปสู่การลดชั่วโมงเวลาที่สำคัญในการทำงาน การละเลยการรักษาบัตรเวลาทำงานและมองหาสถานการณ์การจัดการเวลา เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ข้อมูลการทำงาน

นี่เป็นเพียงตัวอย่างของปัญหาแรกที่เรานำมาเสนอเป็นกรณีศึกษากัน ในอีกสองปัญหาที่เหลือเราจะมานำเสนอในบทความถัดไป….

สนใจ JARVIZ ( ระบบลงเวลางาน ) Click https://www.fusionsol.com/products/j/

ที่มา https://th.hrnote.asia/personnel-management/

รูปภาพ http://www.pexels.com/th