การจัดการความรู้ สำหรับการดำเนินงาน การจัดการความรู้ ภายในองค์กร โดยที่พนักงานนั้นต้องเข้าถึงข้อมูล หรือ เข้าถึงเอกสารต่าง ๆ ของแต่ละแผนก ดังนั้น หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ การจัดการความรู้ ที่ล้าสมัยจะไม่เกิดผลดี ต่อองค์กรของคุณ อย่างแน่นอน การจัดการความรู้ เป็นเครื่องมือ หรือ กระบวนการใน การจัดการความรู้ และ การแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร โดยพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ และ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ความรู้นั้นจะเป็นแรงผลักดันให้บริษัทนั้นประสบความสําเร็จ เราอยู่ในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย40% ในการทำงานออนไลน์ สิ่งนี้ทำให้ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก

มาดู 17 เทรนด์การจัดการความรู้สำหรับปี 2023 กัน

1.โซเชียลคือชื่อของเกม

ไม่แปลกใจเลยที่โซเชียลมีเดียเป็นหนึ่งในเทรนด์การจัดการความรู้ที่ใหญ่ที่สุดในปี 2023 ที่ได้เปลี่ยนวิธีการทำตลาด สื่อสาร การทำงาน และกลยุทธ์โซเชียลมีเดียนี้ก็ถูกนำไปใช้กับเทรนด์การจัดการความรู้ต่าง ๆ

แพลตฟอร์มที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลางช่วยอำนวยความสะดวกในการแบ่งปันความรู้ และ การทำงานร่วมกันผ่านการสื่อสารในโลกออนไลน์ มีการแจ้งเตือน การสตรีมกิจกรรม การแสดงความคิดเห็นต่าง ๆ การโหวต และการกดถูกใจนั้น คือองค์ประกอบทางสังคม ที่ทำให้ผู้คนสามารถพูดคุยและทำงานร่วมกัน้ได้เพียงแค่คลิกเพียงปุ่มเดียว และ พนักงานภายในองค์กรยังสามารถแบ่งปันความรู้ที่ดีต่อกันได้อีกด้วย พนักงานสามารถแสดงสิ่งที่ตนเองสนใจและสามารถแชร์เนื้อหาที่ตนเองสนใจให้กับคนภายในองค์กร สิ่งนี้ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เชื่อมต่อพนักงานเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์มากยิ่งขึ้น

พนักงานคือฐานความรู้ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดขององค์กร ดังนั้นองค์กรจึงต้องการให้พนักงานมีความรู้และสามารถ แบ่งปันความคิดซึ่งกันและกันได้ และพร้อมที่จะเติบโตไปด้วยกัน

2.การค้นหาขั้นสูง

เครื่องมือค้นหาเป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดการความรู้ที่สำคัญที่สุด เมื่อเราเข้าสู่ปี 2023 ฟังก์ชันการค้นหาจะกลายเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โดยเฉพาะกับการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรนั้นควรที่จะใช้งานง่ายขึ้น และ สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น และ แสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด เพียงแค่ ป้อนสิ่งที่ต้องการ เช่นการป้อนหัวข้อหรือป้อนชื่อแผนกหรือเนื้อหาใด ๆ ที่คุณต้องการก็จะได้รับผลลัพธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการค้นหานั้นๆ

3. เครื่องมือการทำงานที่ใช้ร่วมกัน

ในปี 2566 เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านโลกออนไลน์นั้น จะมีความหลากหลายมากขึ้น รวมถึงแพ็คเกจของอินเตอร์เน็ตที่เพิ่มขึ้นอีกเป็นจำนวนมาก โดยในระหว่างปี 2548 ถึง 2560 มีจำนวนพนักงานในสหรัฐฯ ที่ทำงานจากบ้านนนั้น “อย่างน้อยครึ่งปี” มีอัตราเพิ่มขึ้นถึง 115% หลังจากมีการระบาดใหญ่ของโควิด ฐานความรู้ digital จึงจำเป็นอย่างมากในการทำงานร่วมกัน ดังนั้น เครื่องมือที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตามก็คือการทำงานผ่านโลกออนไลน์นั้นเอง

4. เทคโนโลยีมือถือที่ล้ำหน้า

ทุกวันนี้โทรศัพท์คือแหล่งความรู้ขั้นยอด เพียงแค่เราต้องการค้นหาสิ่งใด ก็สามารถถาม Google ด้วยการป้อนข้อความ ก็จะได้สิ่งที่ต้องการคำตอบจากทั่วโลกผ่านโทรศัพท์ของคุณ ซึ่งจะนำไปสู่แนวโน้มการจัดการความรู้ที่สำคัญต่อไป ยกตัวอย่างเช่น แอพพลิเคชั่นบนมือถือ ผู้บริโภคสมัยใหม่ชอบความสะดวกสบายและการเข้าถึงได้ง่าย เช่นเดียวกับพนักงานที่ต้องการเครื่องมือการจัดการความรู้ที่เข้าถึงได้ง่าย ที่สามารถดูผ่านมือถือของพวกเขาได้

5. Visuals

ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ในเวอร์ชั่นแรกๆ ที่มักจะมีชื่อไฟล์ที่ซับซ้อน และ มีเนื้อหาของข้อความที่เยอะ อ่านยากซึ่่งยากต่อผู้ใช้งานที่ต้องการอ่านเอกสารเป็นอย่างมาก ในยุคสมัยนี้จึงได้มีเทมเพลตสำหรับการเน้นรูปภาพควบคู่กับเนื้อหาในข้อความ เพื่อให้เนื้อหาดูน่าอ่านมากขึ้น และยังทำให้เอกสารของเราดูมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และสิ่งนี้เองที่จะเป็นเทรนด์การจัดการความรู้ที่สำคัญสำหรับปี 2023

6. การสื่อสารภายนอกแบบบูรณาการ

ระหว่างการสื่อสาร การจัดตารางเวลา และการจัดการโครงการ มืออาชีพจำนวนมากในปัจจุบันพบว่าตัวเองต้องเล่นกลระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อให้การทำงานสำเร็จ เสร็จสิ้นเป็นไปตามแผนที่วางไว้ กระบวนการภายนอกจึงมีความจำเป็นเสมอ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ากระบวนการเหล่านั้นไม่สามารถอยู่ในที่เดียวกับการจัดการความรู้ได้ ซอฟต์แวร์อินทราเน็ตช่วยลดความจำเป็นในการลงชื่อเข้าใช้หลายแอปพลิเคชัน ผู้ใช้สามารถทำงานจากชุดโปรแกรมแบบบูรณาการที่อนุญาตให้จัดการกระบวนการทั้งหมดในพื้นที่เดียวที่สะดวกสบาย นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน

7. สิทธิ์ที่ยืดหยุ่นและละเอียด

บทบาทและอำนาจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับหลายบริษัทที่ต้องการส่งเสริมการแบ่งปัน สร้างสรรค์ความรู้ ดังนั้นกลยุทธ์การจัดการความรู้จึงเปลี่ยนจากการควบคุมเป็นการปลูกฝังเพื่อให้ทีมงานของคุณสามารถแบ่งปันข้อมูลกันได้อย่างเสรีภาพ แต่ก็จะต้องมีการกำกับดูแลของเนื้อหาความรู้และกำกับแนวทางจัดการองค์ความรู้ให้เป็นแบบแผนที่วางไว้ ดังนั้นบริษัทต้องสามารถมอบสิทธิ์ให้แก่พนักงานเพื่อให้พนักงานได้มีส่วนรวมต่อการจัดความรู้ต่าง ๆ ไปด้วยกัน และยังสามารถตรวจสอบการจัดการความรู้ให้มีประสิทธิภาพได้มากที่สุดหรือน้อยที่สุดตามที่ต้องการได้

8.จัดระเบียบเนื้อหาผ่านแท็ก

การจัดหมวดหมู่และการจัดเนื้อหาที่มีความละเอียดจัดเป็นแนวโน้มการจัดการความรู้อย่างต่อเนื่อง ในปี 2023 ผู้ใช้จะมีตัวเลือกมากมายในการกรองเนื้อหา เพื่อให้สามารถค้นหา และ เลือกได้ อาทิเช่น Blogs บทความ และ wiki จะถูกแท็กเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา และผู้ใช้ยังสามารถค้นหาข้อมูลตามหัวข้อต่างๆ หรือ ตามหมวดหมู่ที่ต้องการได้ ดังนั้นการแท็กจึงช่วยลดความสับสนและทำให้การจัดการความรู้เป็นกระบวนมากขึ้น

9. พื้นที่แบ่งส่วนใช้งานง่าย

หากบริษัทของคุณไม่ได้มีการแบ่งแผนก หรือ มีการแบ่งกลุ่ม ธุรกิจส่วนใหญ่มักประสบกับภาวะข้อมูลล้นเกิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่บริษัทกำลังเติบโต ดังนั้นระบบการจัดการความรู้ของคุณควรที่จะจัดระเบียบเนื้อหาของข้อมูลให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ บุคลากรขององค์กรนั้นถือว่าเป็นสินทรัพย์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในองค์กรของคุณ การทำงานรูปแบบที่มีการนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้งานเพื่อลดข้อจำกัดบางอย่าง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงแนวทางดำเนินงานขององค์กร แปลงโฉมรูปแบบการทำงานให้ทุกคนเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัล ให้ทุกแผนกสื่อสารกันได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ ณ สถานที่ใด นั้น ไม่ใช่เรื่องใหม่ คุณสามารถสร้างกลุ่มส่วนตัว หรือ กลุ่มสาธารณะ ให้เข้าถึงเครื่องมือได้มากเท่าที่คุณต้องการ โดยให้สมาชิกเข้าถึงภายในพื้นที่นั้น และส่งการแจ้งเตือน ให้กับผู้ใช้ ดังนั้นเหตุนี้จึงเป็นเทรนด์การจัดการความรู้ครั้งใหญ่ในปี 2023 สร้างกลุ่มส่วนตัวหรือกลุ่มเปิด

10.ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่เป็นมิตร

การนำทางที่ง่ายขึ้น เป็นมิตรต่อผู้ใช้ อธิบายถึงแนวโน้มการจัดการความรู้ในปัจจุบัน interface  คือสิ่งที่พนักงานของคุณเห็นบนหน้าจอเมื่อเข้าสู่ระบบ และมีผลโดยตรงต่อวิธีที่ผู้ใช้นำทางและสัมผัสระบบ UI ที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากระบบได้อย่างเหมาะสม ในขณะที่ UI ที่สับสน จะทำให้ทีมของคุณหงุดหงิด สับสน และทำให้ทีมทำงานช้าลง ซอฟต์แวร์สมัยใหม่กำลังผสานการทำงานกับประสบการณ์ของผู้ใช้ อินเทอร์เฟซมีความน่าสนใจ ปรับแต่งได้ และกะทัดรัดกว่ามากโดยที่ผู้ใช้งานไม่สับสน

11. เครื่องมือทั้งหมดในที่เดียว

โปรแกรม ซอฟต์แวร์ หรือระบบการจัดการความรู้ ก็ยังสามารถอยู่ในพื้นที่ที่พนักงานของคุณสามารถเห็นได้ทันทีที่คุณเข้าสู่ระบบ อินเทอร์เฟซของระบบการจัดการความรู้จะรวบรวมข้อมูลสำคัญเหล่านี้ผ่านบอร์ดเริ่มต้นลิงก์ด่วนและสตรีมสื่อสังคมออนไลน์เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอยู่ในส่วนหัวและส่วนกลางมากที่สุดในหน้าแรกของอินทราเน็ตของคุณ เป้าหมายคือการลดเวลาที่เสียไป ล้างแท็บและแอปพลิเคชันที่เปิดอยู่ และปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน

12. การแจ้งเตือนที่สม่ำเสมอและรวดเร็ว

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แนวโน้มของการจัดการความรู้ได้เปลี่ยนจากแหล่งการสื่อสารผ่านอีเมล ผ่านมาเป็นรูปแบบการสื่อสารที่รวดเร็ว และตรงไปตรงมามากขึ้น คุณจะลดอัตราการรับอีเมลที่ไม่จำเป็น และคนในองค์กรของคุณจะสามารถรับการแจ้งเตือนและข้อความจากทางทีมได้โดยไม่จำเป็นต้องผ่าน Email ให้ยุ่งยาก

13. ปรับแต่งและปรับขนาดได้ง่าย

เพื่อให้แพลตฟอร์มการจัดการความรู้เป็นโซลูชันที่เหมาะกับทุกคนอย่างแท้จริง คุณจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย รวมถึงเรื่องของรูปลักษณ์ของระบบการจัดการความรู้ แต่ยังรวมถึงเครื่องมือที่ต้องเปิดใช้งาน ในปี 2023 จะสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยไม่ต้องมีทีมไอที การปรับแต่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตั้งซอฟต์แวร์

14. การสนับสนุนลูกค้าที่เหนือกว่า

การสนับสนุนลูกค้ามีความสำคัญต่อองค์กร ซึ่งส่งผลต่อชื่อเสียง การรักษาลูกค้าของคุณ หรือ การบริการลูกค้าเป็นองค์ประกอบทางธุรกิจที่จำเป็นและคุณจะต้องมีจุดยืนเป็นของตัวเอง การบริการด้วยเครื่องมือสื่อสารภายนอกที่ควรสร้างขึ้นนั้น ควรรองรับให้ ลูกค้าสามารถระบุคำถามหรือระบุปัญหาผ่านโปรแกรมหรือผ่านแชทบอท เมื่อลูกค้าระบุคำถามแล้ว พนักงานก็จะได้รับข้อความแจ้งทันที และข้อซักถามต่างๆ จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล การรวบรวมข้อมูลการบริการลูกค้าจะเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดสำหรับทุกๆองค์กรเสมอ

15. การตั้งคำถามภายในองค์กร

กรณีที่พนักงานมีคำถาม ควรที่จะสามารถตั้งคำถาม – ตอบกันระหว่างภายในได้ หากมีคำถามเกี่ยวกับการทำงาน พวกเขาสามารถโพสต์ถาม – ตอบ หรือ สนทนา กันได้ โดยปัญหาที่เกิดขึ้นจะสามารถทำเครื่องหมายคำถามว่าแก้ไขแล้วและอยู่ในระบบการจัดการความรู้เพื่อให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถอ่านเพื่อเป็นเคสตัวอย่างได้

16. ซอฟต์แวร์บนคลาวด์

Cloud-based SaaS (Software as a Service) กระแสการจัดการความรู้ที่กำลังมาแรง ซอฟต์แวร์คลาวด์อินทราเน็ตเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับหลายๆ บริษัท เนื่องจากมีความยืดหยุ่น ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต มีความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย เป็นอันดับต้น ๆ ของที่เชื่อถือได้ ดังนั้นจึงทำให้บริษัทต่าง ๆ ย้ายจึงไปสู่ระบบคลาวด์มากขึ้น

17.เนื้อหาอัตโนมัติ

เป้าหมายของแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมคือการสนับสนุนระบบการจัดการความรู้ ที่รวบรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทั้งหมด เพื่อแบ่งปันกับสมาชิกในแผนก หรือ สมาชิกทั้งหมดของบริษัท ที่หน้า Home ซึ่งเป็นวิธีที่มีประโยชน์มากในการทำให้สมาชิกได้รับทราบและเข้ามามีส่วนร่วม

อ้างอิงข้อมูลจาก https://axerosolutions.com/blog/knowledge-management-trends

สามารถทดสอบใช้งานระบบจัดการความรู้ฟรี

สมัครใช้บริการ – Seed (seedkm.com)